Cách kéo dài thời gian Approval trong Power Automate hơn 30 ngày 📅

Giới thiệu

Trong Power Automate, mặc định thời gian chờ của một Approval là 30 ngày. Tuy nhiên, có những trường hợp bạn cần kéo dài thời gian này hơn 30 ngày. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện điều đó bằng cách cài đặt timeout của Action là 29 ngày và thiết lập trigger tự động để gửi thông báo Approval mới. Cùng khám phá nhé! 🚀

Bước 1: Tạo Flow mới trong Power Automate

Đầu tiên, bạn cần tạo một Flow mới:

1. Đăng nhập vào Power Automate.
2. Chọn Create và chọn loại Flow phù hợp (ví dụ: Automated, Scheduled, Instant).

Bước 2: Thêm Action Approval

Thêm một Action Approval vào Flow của bạn:

1. Nhấp vào + New step.
2. Tìm kiếm Approval và chọn Start and wait for an approval.
3. Điền thông tin cần thiết như tiêu đề, người nhận, và chi tiết phê duyệt.

Bước 3: Cài đặt Timeout cho Action Approval

Để cài đặt timeout cho Action Approval, bạn cần cấu hình thời gian chờ cho nó:

1. Nhấp vào ... (more options) trên Action Approval.
2. Chọn Settings.
3. Trong phần Timeout, nhập giá trị PT29D (29 ngày).

Bước 4: Thiết lập Logic Khi Timeout

Khi Action Approval hết thời gian chờ, chúng ta cần thiết lập một logic để gửi lại thông báo Approval mới. Thêm một bước Condition để kiểm tra kết quả phê duyệt:

1. Thêm Condition.
2. Chọn Outcome của Approval.
3. Thiết lập điều kiện nếu Outcome là null (chưa được phê duyệt trong 29 ngày).

Bước 5: Tạo Loop Gửi Lại Approval

Nếu Approval chưa được phê duyệt trong 29 ngày, chúng ta cần gửi lại yêu cầu mới. Thêm Action gửi lại Approval trong nhánh If no của Condition:

1. Thêm Action Approval tương tự như bước 2.
2. Lặp lại quá trình cài đặt Timeout cho Action mới với PT29D.

Ví dụ chi tiết về Flow

Dưới đây là ví dụ chi tiết về Flow hoàn chỉnh:

1. Trigger: When an item is created in SharePoint
2. Action: Start and wait for an approval (Timeout: PT29D)
3. Condition: If Approval Outcome is null
   - If Yes: 
     - Action: Send Email Notification (Approval request expired)
     - Action: Start and wait for an approval (Timeout: PT29D)
   - If No:
     - Action: Send Email Notification (Approval granted or rejected)

Bước 6: Kiểm tra và triển khai Flow

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn cần kiểm tra lại Flow để đảm bảo rằng nó hoạt động như mong đợi:

1. Nhấp vào Save để lưu Flow.
2. Nhấp vào Test để kiểm tra Flow.
3. Kiểm tra các email và kết quả phê duyệt để đảm bảo rằng các bước được thực hiện đúng.

Kết luận

Việc kéo dài thời gian Approval trong Power Automate hơn 30 ngày đòi hỏi bạn phải cấu hình timeout của Action và thiết lập logic tự động để gửi lại thông báo Approval mới. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng các yêu cầu phê duyệt quan trọng không bị bỏ sót do hết thời gian chờ.