Tự động hoá quy trình phê duyệt với Apps Script + Gmail

Tự động hoá quy trình phê duyệt với Apps Script + Gmail

Quy trình phê duyệt là một phần quan trọng trong nhiều doanh nghiệp. Các quy trình này giúp đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra một cách cẩn thận và toàn diện. Tuy nhiên, các quy trình phê duyệt thủ công có thể tốn thời gian và tốn công sức.

Apps Script là một nền tảng lập trình dựa trên JavaScript, có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ trong Google Sheets, Google Docs, Google Forms,… Apps Script cũng có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình phê duyệt.

Tự động hoá quy trình phê duyệt với Apps Script

Để tự động hoá quy trình phê duyệt với Apps Script, bạn cần tạo một dự án Apps Script mới và thêm các hàm cần thiết vào dự án. Các hàm này sẽ được sử dụng để gửi email yêu cầu phê duyệt, nhận phản hồi từ người phê duyệt và cập nhật trạng thái của quy trình.

Dưới đây là một ví dụ về cách tự động hoá quy trình phê duyệt:

JavaScript

// Hàm gửi email yêu cầu phê duyệt
function sendApprovalRequest(requester, approvers, subject, body) {
  // Tạo một đối tượng email
  var email = {
    from: requester,
    to: approvers,
    subject: subject,
    body: body,
  };

  // Gửi email
  MailApp.sendEmail(email);
}

// Hàm nhận phản hồi từ người phê duyệt
function receiveApprovalResponse(email) {
  // Lấy trạng thái từ email
  var status = email.getBody().split(" ")[0];

  // Cập nhật trạng thái của quy trình
  updateStatus(status);
}

// Hàm cập nhật trạng thái của quy trình
function updateStatus(status) {
  // Truy cập vào bảng tính Google Sheets
  var sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName("Approvals");

  // Tìm dòng cho quy trình hiện tại
  var row = sheet.getRange("A1").offset(sheet.getRange("A1").getValue() - 1);

  // Cập nhật trạng thái của quy trình
  row.setValue(status);
}

// Tạo một quy trình phê duyệt
function createApprovalProcess() {
  // Gửi email yêu cầu phê duyệt
  sendApprovalRequest("[email protected]", ["[email protected]", "[email protected]"], "Yêu cầu phê duyệt", "Vui lòng phê duyệt yêu cầu này.");
}

Hàm sendApprovalRequest() sẽ được sử dụng để gửi email yêu cầu phê duyệt. Hàm receiveApprovalResponse() sẽ được sử dụng để nhận phản hồi từ người phê duyệt. Hàm updateStatus() sẽ được sử dụng để cập nhật trạng thái của quy trình.

Sau khi tạo các hàm này, bạn có thể gọi hàm createApprovalProcess() để tạo một quy trình phê duyệt mới. Khi bạn gọi hàm này, một email yêu cầu phê duyệt sẽ được gửi đến người phê duyệt. Người phê duyệt có thể trả lời email này với trạng thái phê duyệt của họ. Trạng thái phê duyệt sẽ được cập nhật trong bảng tính Google Sheets.

Tăng cường khả năng với Gmail API

Bạn có thể tăng cường khả năng của quy trình phê duyệt của mình bằng cách sử dụng Gmail API. Gmail API cho phép bạn truy cập và xử lý email từ ứng dụng của mình.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng Gmail API để tự động thêm người phê duyệt vào quy trình. Bạn cũng có thể sử dụng Gmail API để gửi thông báo cho người phê duyệt khi có phản hồi mới.

Kết luận

Apps Script là một công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình phê duyệt. Bằng cách sử dụng Apps Script, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức khi quản lý các quy trình phê duyệt.