Tự động quy trình Approval với Apps Script

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xây dựng một quy trình Approval tự động đơn giản với Apps Script. Chúng ta sẽ sử dụng Google Sheets làm biểu mẫu yêu cầu và Apps Script để xử lý yêu cầu và gửi thông báo phê duyệt.

Bước 1: Tạo biểu mẫu yêu cầu

Tạo một bảng tính Google Sheets với các cột sau: “ID”, “Người yêu cầu”, “Nội dung yêu cầu”, “Trạng thái Approval”. Thêm một biểu mẫu đơn giản vào bảng tính để cho phép người dùng điền thông tin yêu cầu.

Bước 2: Code Apps Script

Mở Google Sheets và chọn “Công cụ” -> “Trình biên soạn kịch bản”. Bạn sẽ được dẫn đến trình biên soạn kịch bản của Apps Script.

function onFormSubmit(e) {
  var sheet = e.source.getActiveSheet();
  var range = e.range;

  // Kiểm tra nếu dòng cuối cùng không phải là dòng tiêu đề
  if (range.getRow() > 1) {
    var row = range.getRow();
    var approvalStatus = sheet.getRange(row, 4);

    // Gửi thông báo đến người phê duyệt
    var recipientEmail = "[email protected]";
    var subject = "Yêu cầu phê duyệt #" + sheet.getRange(row, 1).getValue();
    var body = "Người yêu cầu: " + sheet.getRange(row, 2).getValue() + "\nNội dung yêu cầu: " + sheet.getRange(row, 3).getValue() + "\nLink yêu cầu: " + sheet.getRange(row, 1).getValue();
    MailApp.sendEmail(recipientEmail, subject, body);

    // Chờ phê duyệt
    // Trong ví dụ này, chúng ta giả định rằng người dùng đã phê duyệt bằng cách thay đổi trạng thái trong bảng tính (cột Approval).
    // Bạn có thể tùy chỉnh phần này tùy theo cách mà bạn thực hiện phê duyệt thực tế.
    // Ví dụ: Sử dụng Google Forms để xử lý phê duyệt, ghi log vào Google Drive, v.v.
  }
}

Bước 3: Kích hoạt kịch bản

Trước khi bạn sử dụng kịch bản, hãy lưu nó bằng cách chọn “Lưu” và đặt tên cho kịch bản.

Sau đó, chọn “Kích hoạt biến” -> “Từ sự kiện bảng tính” -> “Khi có dữ liệu được gửi đến biểu mẫu”.

Bước 4: Thử nghiệm quy trình Approval

Bây giờ, hãy thử điền thông tin vào biểu mẫu yêu cầu và gửi nó đi. Bạn sẽ nhận được một email thông báo yêu cầu phê duyệt. Thay đổi trạng thái Approval trong bảng tính (cột Approval) để đánh dấu yêu cầu đã được phê duyệt.

Đây là một ví dụ đơn giản về quy trình Approval tự động bằng Apps Script. Bạn có thể tùy chỉnh và mở rộng nó theo nhu cầu và yêu cầu cụ thể của công việc và tổ chức của bạn. Apps Script cung cấp sức mạnh và linh hoạt để tự động hóa quy trình Approval và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.