Tự động hóa quy trình công việc với Gmail và Apps Script

Bạn có biết rằng bạn có thể tự động hóa nhiều quy trình công việc liên quan đến Gmail bằng cách sử dụng Apps Script không? Apps Script là một nền tảng mã hóa dựa trên JavaScript cho phép bạn tạo các ứng dụng web và mở rộng các dịch vụ của Google. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số ví dụ về cách bạn có thể sử dụng Apps Script để tự động hóa quy trình công việc với Gmail.

Ví dụ 1: Gửi email nhắc nhở hàng tuần

Bạn có một danh sách các công việc cần làm hàng tuần và bạn muốn gửi email nhắc nhở cho bản thân hoặc cho đồng nghiệp của bạn vào mỗi thứ Hai. Bạn có thể sử dụng Apps Script để tạo một hàm gửi email và kích hoạt nó bằng cách sử dụng trình kích hoạt thời gian. Hàm gửi email có thể như sau:

function sendReminderEmail() {
// Lấy danh sách công việc từ một bảng tính
var spreadsheet = SpreadsheetApp.openById("ID của bảng tính");
var sheet = spreadsheet.getSheetByName("Sheet1");
var tasks = sheet.getRange(2, 1, sheet.getLastRow() - 1, 1).getValues();

// Tạo nội dung email
var subject = "Nhắc nhở công việc hàng tuần";
var body = "Xin chào,\n\nĐây là danh sách các công việc cần làm trong tuần này:\n\n";
for (var i = 0; i < tasks.length; i++) {
body += "- " + tasks[i][0] + "\n";
}
body += "\nHãy hoàn thành các công việc này trong thời hạn nhé.\n\nTrân trọng,\nTên của bạn";

// Gửi email đến địa chỉ email mong muốn
var recipient = "email của người nhận";
GmailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}

Sau đó, bạn có thể tạo một trình kích hoạt thời gian để chạy hàm này vào mỗi thứ Hai lúc 9 giờ sáng bằng cách vào menu Tài nguyên > Trình kích hoạt hiện tại của dự án và chọn Tạo trình kích hoạt mới. Bạn có thể chọn hàm sendReminderEmail, loại sự kiện là Thời gian do người dùng xác định và thiết lập tần suất là Hàng tuần vào Thứ Hai lúc 9 giờ sáng.

Ví dụ 2: Lưu email vào Google Drive

Bạn có một số email quan trọng mà bạn muốn lưu lại vào Google Drive để dễ dàng tra cứu sau này. Bạn có thể sử dụng Apps Script để tạo một hàm lưu email và kích hoạt nó bằng cách sử dụng trình kích hoạt Gmail. Hàm lưu email có thể như sau:

function saveEmailToDrive() {
// Lấy các email có nhãn "Lưu vào Drive"
var label = GmailApp.getUserLabelByName("Lưu vào Drive");
var threads = label.getThreads();

// Tạo một thư mục trong Google Drive để lưu email
var folder = DriveApp.createFolder("Email đã lưu");

// Duyệt qua các email và lưu chúng vào thư mục
for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
var messages = threads[i].getMessages();
for (var j = 0; j < messages.length; j++) {
var message = messages[j];
var subject = message.getSubject();
var body = message.getPlainBody();
var date = message.getDate();

  // Tạo một tệp văn bản với nội dung email
  var file = folder.createFile(subject + ".txt", body);

  // Đặt ngày tạo tệp là ngày gửi email
  file.setDateCreated(date);
}

// Xóa nhãn "Lưu vào Drive" khỏi email
label.removeFromThread(threads[i]);

}
}

Sau đó, bạn có thể tạo một trình kích hoạt Gmail để chạy hàm này khi có email mới được gắn nhãn “Lưu vào Drive” bằng cách vào menu Tài nguyên > Trình kích hoạt hiện tại của dự án và chọn Tạo trình kích hoạt mới. Bạn có thể chọn hàm saveEmailToDrive, loại sự kiện là Gmail và thiết lập nguồn là Nhãn mới.

Đây chỉ là hai ví dụ về cách bạn có thể tự động hóa quy trình công việc với Gmail và Apps Script. Bạn có thể khám phá thêm nhiều khả năng khác của Apps Script bằng cách truy cập http://developers.google.com/apps-script. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tăng năng suất và hiệu quả công việc.