Chia sẻ / Ngưng chia sẻ file hàng loạt với Apps Script

Chia sẻ / Ngưng chia sẻ file hàng loạt với Apps Script

Quản lý việc chia sẻ file Google Drive có thể tốn thời gian khi bạn cần thực hiện thao tác với nhiều file cùng lúc. Apps Script là giải pháp giúp bạn tự động hóa quy trình này, giúp bạn chia sẻ hoặc ngưng chia sẻ file hàng loạt một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Lợi ích

• Tiết kiệm thời gian: Apps Script tự động thực hiện thao tác chia sẻ hoặc ngưng chia sẻ file, giúp bạn rảnh tay cho các công việc khác.
• Nâng cao hiệu quả: Đảm bảo tất cả file được chia sẻ hoặc ngưng chia sẻ chính xác.
• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ sai sót do thao tác thủ công.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

1. Tạo bảng tính Google Sheets chứa danh sách file bạn muốn chia sẻ hoặc ngưng chia sẻ.
2. Cột đầu tiên của bảng tính chứa ID file Google Drive.
3. Cột tiếp theo chứa email của người được chia sẻ (nếu bạn muốn chia sẻ file) hoặc để trống (nếu bạn muốn ngưng chia sẻ file).

Bước 2: Viết mã Apps Script

Chia sẻ file:

JavaScript

function shareFiles() {
  // Lấy dữ liệu từ Google Sheets
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var data = sheet.getRange('A1:B4').getValues();
  
  // Chia sẻ file
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var file = DriveApp.getFileById(data[i][0]);
    file.addEditor(data[i][1]);
  }
}

Ngưng chia sẻ file:

JavaScript

function unshareFiles() {
  // Lấy dữ liệu từ Google Sheets
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var data = sheet.getRange('A1:B4').getValues();
  
  // Ngưng chia sẻ file
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var file = DriveApp.getFileById(data[i][0]);
    file.removeEditor(data[i][1]);
  }
}

* Code trên đây giả định bạn đang lưu File ID trong Google Sheets và đọc dữ liệu từ đây.

Bước 3: Chạy mã

1. Chọn Chạy > Chạy chức năng.
2. Chọn chức năng bạn muốn chạy (trong ví dụ này là shareFiles hoặc unshareFiles).

Kết luận

Với Apps Script, bạn có thể dễ dàng chia sẻ hoặc ngưng chia sẻ file Google Drive hàng loạt. Giải pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong công việc.

Lưu ý:

• Mã code trên chỉ là ví dụ đơn giản. Bạn có thể chỉnh sửa mã để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
• Để sử dụng Apps Script, bạn cần có tài khoản Google Workspace.

Tham khảo thêm:

• Tài liệu Apps Script: http://developers.google.com/apps-script/