Gửi Email tự động khi một vùng trong Google Sheets bị thay đổi

Google Sheets là một công cụ bảng tính mạnh mẽ được sử dụng để lưu trữ và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, việc theo dõi các thay đổi đối với dữ liệu trong Google Sheets có thể tốn thời gian và công sức.

Google Apps Script là một ngôn ngữ lập trình dựa trên JavaScript cho phép bạn tự động hóa các tác vụ trong Google Workspace. Bạn có thể sử dụng Google Apps Script để gửi email tự động khi một vùng trong Google Sheets bị thay đổi.

Cách thực hiện

Để gửi email tự động khi một vùng trong Google Sheets bị thay đổi, bạn cần tạo một tập lệnh Google Apps Script và thêm mã sau:

function onEdit(e) {
  // Lấy tham chiếu đến vùng được thay đổi
  var range = e.range;

  // Lấy giá trị hiện tại của vùng
  var value = range.getValue();

  // Tạo đối tượng email
  var mail = MailApp.create("Tiêu đề email", "Nội dung email");

  // Thêm người nhận
  mail.addRecipient("email-người-nhận");

  // Thêm thông tin dữ liệu đã thay đổi
  mail.addBody("Dữ liệu đã thay đổi: " + value);

  // Gửi email
  mail.send();
}

Mã này sẽ tạo một hàm có tên là onEdit(). Hàm này sẽ được gọi mỗi khi một ô hoặc một phạm vi ô trong Google Sheets được thay đổi.

Trong hàm onEdit(), bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Lấy tham chiếu đến vùng được thay đổi bằng cách sử dụng biến e.range.
2. Lấy giá trị hiện tại của vùng bằng cách sử dụng hàm range.getValue().
3. Tạo đối tượng email bằng cách sử dụng hàm MailApp.create().
4. Thêm người nhận bằng cách sử dụng hàm mail.addRecipient().
5. Thêm thông tin dữ liệu đã thay đổi bằng cách sử dụng hàm mail.addBody().
6. Gửi email bằng cách sử dụng hàm mail.send().

Ví dụ

Giả sử bạn có một bảng tính Google Sheets chứa thông tin về doanh số bán hàng. Bạn muốn gửi email tự động cho người quản lý khi có ô nào đó trong bảng tính được thay đổi.

Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng mã sau:

function onEdit(e) { // Lấy tham chiếu đến vùng được thay đổi var range = e.range;

// Lấy giá trị hiện tại của vùng var value = range.getValue();

// Tạo đối tượng email var mail = MailApp.create(“Thay đổi doanh số bán hàng”, “Dữ liệu doanh số bán hàng đã thay đổi”);

// Thêm người nhận mail.addRecipient(“email-người-quản lý”);

// Thêm thông tin dữ liệu đã thay đổi mail.addBody(“Dữ liệu đã thay đổi: ” + value);

// Gửi email mail.send(); }

Mã này sẽ gửi email cho người quản lý với nội dung như sau:

Tiêu đề email: Thay đổi doanh số bán hàng

Nội dung email: Dữ liệu doanh số bán hàng đã thay đổi

Dữ liệu đã thay đổi: 100

Lưu ý

• Bạn cần lưu ý rằng hàm onEdit() sẽ được gọi mỗi khi một ô hoặc một phạm vi ô trong Google Sheets được thay đổi. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng hàm này không được gọi quá thường xuyên, vì điều này có thể làm chậm hiệu suất của Google Sheets.
• Bạn có thể sử dụng hàm range.getRange()() để lấy tham chiếu đến vùng được thay đổi. Hàm này sẽ trả về một đối tượng Range chứa thông tin về vùng được thay đổi.
• Bạn có thể sử dụng hàm mail.addAttachment() để thêm tệp đính kèm vào email.

Kết luận

Bằng cách sử dụng Google Apps Script, bạn có thể dễ dàng gửi email tự động khi một vùng trong Google Sheets bị thay đổi. Điều này có thể giúp bạn theo dõi các thay đổi đối với dữ liệu một cách hiệu quả và kịp thời.